새로운 직원을 채용하거나 회사에 입사할 때 가장 먼저 선행되어야 할 절차는 바로 [근로계약서 작성]입니다. 종종 “서로 믿고 일하는데 나중에 천천히 쓰지 뭐”라며 미루는 경우가 있지만, 이는 사업주와 근로자 모두에게 매우 위험한 생각입니다. 2026년 현재 고용노동부의 근로감독은 더욱 철저해지고 있으며, 단 하루의 미작성으로도 무거운 법적 책임을 질 수 있습니다. 오늘은 근로계약서 미작성 시의 실질적인 불이익과 반드시 포함해야 할 핵심 항목들을 정리해 드립니다.
1. 근로계약서 미작성 및 미교부 시 발생하는 불이익
근로계약서는 선택이 아닌 필수입니다. 작성하지 않거나 근로자에게 교부(전달)하지 않을 경우 법적 처벌을 받을 수 있습니다.
- 형사 처벌 (벌금형): 정규직 근로자와 근로계약을 체결하지 않거나 내용을 명시하지 않은 경우, 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다. 이는 전과 기록이 남는 형사 처벌에 해당합니다.
- 즉시 과태료 (기간제 및 단시간 근로자): 계약직(기간제)이나 아르바이트(단시간) 근로자의 경우 훨씬 엄격합니다. 적발 시 별도의 시정 지시 없이 즉시 과태료가 부과되며, 위반 항목당 최소 수십만 원에서 최대 수백만 원까지 합산될 수 있습니다.
- 입증 책임의 위험: 분쟁(임금 체불, 부당해고 등) 발생 시 계약서가 없다면 법원은 근로자의 주장을 더 신뢰하는 경향이 있습니다. 사용자가 자신의 정당성을 입증할 서면 증거가 없기 때문에 대부분의 분쟁에서 매우 불리한 위치에 서게 됩니다.
2. 근로계약서에 반드시 포함해야 할 7가지 필수 항목
법적으로 아래 항목 중 하나라도 누락되면 법 위반 소지가 있습니다. 다만, 세부적인 취업규칙이나 단체협약이 있다면 해당 내용을 인용하여 “취업규칙 제○조에 따른다” 등으로 표기하는 것은 가능합니다.
| 번호 | 필수 포함 항목 | 세부 내용 요약 | 비고 |
| 1 | 임금 (급여) | 기본급, 수당, 상여금 및 계산 방식 | |
| 2 | 소정근로시간간 | 하루 몇 시간, 몇 시부터 몇 시까지 일하는지 | |
| 3 | 유급주휴일 | 일주일 개근 시 부여되는 유급 휴일 | |
| 4 | 연차 유급휴가 | 연차 발생 및 사용에 관한 사항 | |
| 5 | 근무 장소 | 실제로 업무를 수행할 장소 | |
| 6 | 종사 업무 | 입사 시 담당하게 될 직무 내용 | |
| 7 | 근로계약기간 | 계약의 시작일과 종료일 (정규직은 시점만 기록) | |
| 8 | 취업규칙 필수 작성/신고사항 | 근무시간 외 12건(근로기준법 제93조) |
- 참고: 상시 10인 이상 사업장이라면 근로기준법 제93조에 따른 취업규칙을 반드시 작성하여 신고해야 하며, 근로자가 언제든 볼 수 있는 장소에 게시해야 합니다.
3. 근로계약서 작성 시 핵심 체크리스트
- 작성 시기: “첫 근무 시작 전”이 원칙
가장 안전한 방법은 출근 첫날, 업무를 시작하기 전에 작성하는 것입니다. 이미 일을 시작한 후에 작성하면 그 사이 발생한 사고나 분쟁에 대해 법적 보호를 받기 어렵습니다. 처우 협의가 완료된 직후라면 입사 전이라도 미리 작성해 두는 것이 좋습니다. - 서면 교부 의무: “두 부 작성하여 나눠 갖기”
계약서를 작성하는 것만큼 중요한 것이 ‘교부(전달)’입니다. 사용자만 보관하고 근로자에게 주지 않으면 이 역시 근로기준법 위반입니다. 종이 계약서라면 2부를 작성해 각각 서명 후 나누어 가져야 하며, 전자 계약서라면 완료 즉시 근로자가 다운로드하거나 확인할 수 있는 상태가 되어야 합니다. - 전자 근로계약의 활용
2026년 현재 많은 기업이 종이 대신 전자 근로계약을 활용하고 있습니다. 이메일이나 모바일 메신저를 통해 체결된 전자 문서도 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 갖습니다. 다만, 근로자가 언제든지 열람하고 저장할 수 있는 시스템을 갖추어야 합니다.
🎉 인사담당자를 위한 실무 팁
최근 임금명세서 교부 의무화에 따라 근로계약서에 기재된 급여 항목과 실제 지급되는 임금명세서의 항목이 일치하는지 반드시 확인해야 합니다. 만약 근로계약서에는 ‘OO수당’, ‘△△수당’ 이라고 적혀 있는데 명세서상 세부 수당이 제대로 분리되어 있지 않다면 문제가될 수 있고, 특히 ‘포괄임금’, ‘포괄연봉’제를 도입하고있는 기업들도 수당을 나눠서 연장근로수당 미지급으로 인한 임금 체불 문제가 발생하지 않도록 해야합니다.
맺음말
근로계약서는 노사 양측의 신뢰를 확인하는 첫걸음이자, 예상치 못한 갈등으로부터 서로를 지켜주는 최소한의 안전장치입니다. “작은 사업장이라서”, “서로 아는 사이라서”, “지금까지 해오던 방식이라서”라는 핑계로 작성을 미루지 마십시오. 정해진 법적 양식을 준수하여 투명하게 계약을 체결하는 것이 장기적으로 안정적인 경영과 직장 생활의 근간이 됩니다.
본 포스팅이 새로운 출발을 앞둔 근로자와 사업주 여러분께 실질적인 도움이 되길 바랍니다. 계약서 양식이나 구체적인 조항 설정에 어려움이 있다면 고용노동부 표준 근로계약서를 참고하거나 전문가의 검토를 받으시길 권장합니다.
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