안녕하세요! 3월 보수총액신고라는 큰 산을 넘느라 고생 많으셨습니다. 하지만 신고가 끝이 아니죠. 이제 실제 돈을 주고받는 과정이 남았습니다. 4월 고지서에 찍혀 나올 정산 보험료를 보고 당황하지 않도록, 반드시 사전 공지가 필요합니다.
오늘은 보험료 환급액과 추징액 처리 시 근로자와의 노무 갈등을 줄이는 처리법과 퇴사자 정산을 집중적으로 다뤄보겠습니다.
1. 4월의 공포, 보험료 연말정산
보수총액신고 결과를 바탕으로 건강보험과 고용·산재보험은 4월에 정산을 진행합니다. 고용보험료는 대부분 별도로 정산할 필요가 없으나(급여액의 일정비율로 공제) 건강보험료는 추징되는 경우가 대부분입니다.
- 추징(추가납부): 전년도에 실제 받은 급여가 신고된 보수보다 많아 보험료를 적게 냈을 때 발생합니다.
- 환급: 반대로 급여가 줄어들어 보험료를 더 많이 냈을 때 발생합니다.
이때 실무적으로 가장 중요한 노무 포인트는 회사 부담금과 근로자 부담금을 명확히 구분하여 급여에 반영하는 것입니다.
대부분 회사와 근로자의 금액이 동일하나, 간혹 그렇지 않은 경우도 있으니 주의하시기 발랍니다.
2. 정산금 급여 반영 시 노무 가이드
많은 초보 실무자가 정산금이 나오면 회사 통장에서 한꺼번에 납부하고 끝내려 하지만, 이는 잘못된 방식입니다.
① 근로자 동의 및 사전 안내
추징금이 크게 발생할 경우, 근로자는 예상치 못한 월급 감액을 경험하게 됩니다. 이는 급여 담당자를 향한 불신의 시선을 유발하며, 사기 저하와 불만으로 이어질 수 있습니다.
- 노무 팁: 이 시기가 되면 제가 항상 강조하는 부분이 사전공지 입니다. 4월 급여 계산 전, 정산 내역(개인별 추징/환급액)을 미리 공지하고 급여명세서에 ‘건강보험 정산’, ‘고용보험 정산’ 항목을 별도로 만들어 표기하세요. 사전에 공지는 하였으나, 급여명세서를 건강보험료, 장기요양보험료, 고용보험료에 퉁쳐서 합산해버리면 사전공지가 무색하게 근로자들로 부터 또 다른 확인 요청을 받게 됩니다. 따라서 반드시 건강보험료, 장기요양보험료, 고용보험료, 건봉보험 정산, 장기요양보험 정산, 고용보험 정산 등으로 각각 구분해서 표기하셔야 서로 편합니다.
② 10회 분할 납부 제도 활용 (건강보험)
건강보험 정산액이 해당 월 보험료보다 많은 경우(통상 100% 이상), 별도 신청이 없으면 자동으로 10회 분할 납부가 적용됩니다.
- 주의: 근로자가 일시 납부를 원하거나 분할 횟수 변경을 원할 경우 사업장 사회보험 담당자가 신청해줘야 합니다.
3. 퇴사자 정산: 가장 빈번한 분쟁의 씨앗(환급 및 추징액 처리)
퇴사자 정산은 노무 실무에서 가장 까다로운 부분입니다. 근로자가 회사를 떠난 후에는 추징액을 돌려 받기가 매우 어렵기 때문입니다. 따라서 실무에서는 입사 시, 퇴사 할 경우 사회보험료 정산을 위해 일정 금액(보험료)를 공제하는데 동의한다는 내용의 서약서를 받는 경우도 많습니다. 왜냐하면 보험료는 사후 정산 개념이므로, 현재 급여에서 공제하는 보험료는 1년 전 연봉에따라 급여에서 공제되는 보험료보다 필연적으로 높아 퇴사 후 추징액이 나올 수 밖에 없습니다. 특히 하반기 퇴사자의 경우 높은 확률로 추징당하기 때문에 주의해야 합니다. 이 개념은 [건강보험 소득총액신고]를 참고하시기 바랍니다.
① 퇴사 시점의 득실변경신고가 핵심
직원이 퇴사하면 자격상실신고를 할 때, 그해 1월부터 퇴사일까지 받은 보수총액을 반드시 입력하게 되어 있습니다. 이때 공단 시스템에서 즉시 퇴사 정산 보험료(환급과 추징액을 포함한 확정 보험료)를 계산해 줍니다.
② 마지막 급여에서 정산하기
- 원칙: 퇴사자의 마지막 급여(또는 퇴직금)를 지급할 때, 공단에서 계산된 정산 보험료를 반영해야 합니다.
- 문제 발생 시: 만약 정산 없이 급여를 전액 지급했는데 나중에 추징액이 고지된다면 회사가 근로자에게 연락해 입금을 요청해야 하는데, 연락이 두절되면 고스란히 회사의 손실이 됩니다. 실무에서 종종 발생하는 경우이며, 환급의 경우는 재직시 급여계좌로 입금시키면 되므로 고려대상이 아닙니다.
- 실무 프로세스: 방법①이 일반적이며, 방법②의 경우 위에서 언급한 사전 동의서를 받은 후 시행해야 합니다.
👉 방법① 퇴사 보수총액 계산 → 상실신고서 제출 → 공단 정산액 확인 → 마지막 급여 반영
방법② 상실신고서 제출 → 마지막 급여에서 약정된 보험료 사전 공제 → 정확한 정산액 확인 → 사후 차액 지급
③ 노무 리스크 방지법
근로계약서나 취업규칙에 “퇴사 시 발생하는 사회보험 정산금은 마지막 급여에서 공제한다”는 취지의 문구를 명시해 두는 것이 안전합니다. 또한 꼭 취업규칙은 아니더라도 사후 정산의 개념 및 선공제 후정산에 대해서도 근거를 남겨둘 것을 추천합니다.
4. 사례로 보는 정산 시나리오
상황 A: 연도 중 연봉이 오른 직원 (추징) 작년에 연봉이 500만 원 인상된 A 대리. 보수총액신고 결과 건강보험료 15만 원을 더 내야 합니다.
- 처리: 1. 4월 급여에서 근로자분 7.5만 원을 공제하고, 회사도 7.5만 원을 부담하여 납부합니다.
2. 연봉이 인상된 시점부터 12월 말까지 추가 지급될 급여(추정 소득총액)을 미리 계산하여 보수월액 변경신청을 합니다.
상황 B: 육아휴직 후 복직한 직원 (유예 및 정산) 육아휴직 기간에는 보험료 납부가 유예되지만, 건강보험 혜택을 계속 유지됩니다. 따라서 육아휴직 기간에는 내지않던 보험료를 복직 후 부터 납부하게 됩니다. 즉 복직 후 첫 급여 혹은 정산 시점에 휴직 기간 보험료가 한꺼번에 청구될 수 있습니다.
- 노무 가이드: 복직 직후에는 경제적 부담이 크므로 반드시 ‘납부 기한 연장’이나 분할 납부를 안내하여 근로자의 부담을 줄여줘야 합니다.
5. 실무자를 위한 체크리스트 (Summary)
- 4월 고지서 확인: 개인별 정산 내역서를 다운로드하여 급여 시스템과 대조
- 급여명세서 분리: 정산액을 일반 보험료와 섞지 않고 별도 항목으로 표시, 공제
- 퇴사자 명단 확인: 1~3월 사이 퇴사자 중 보수총액신고 대상에서 누락된 근로자 확인
- 사전 공지: 정산금액이 많은 임직원은 사전/사후 안내
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